LET OP! DIT PRODUCT IS NIET MEER LEVERBAAR
Actief is zeer complete software voor het beheren van uw sportschool, fitnessschool, sportcentrum of health centre.
Actief is de naam van de sofware welke door For Each bv is ontwikkeld voor sportcentra. De software is volledig modulair opgezet zodat u eenvoudig uw softwarepakket zelf samen kunt stellen. Actief voldoet aan de standaards die door Microsoft Windows zijn bepaald en is daardoor eenvoudig te bedienen.

Actief bestaat uit een basispakket van functionaliteit dat is uit te breiden met de volgende modules: Hardware
Voor alle hardware die benodigd is voor onze software kunt u ook bij ons terecht: Het basispakket van Actief bevat al voldoende functionaliteit voor de meeste sportcentra.
Met het basispakket kunt u onder andere:

Klantenscherm

In dit scherm kunt u zeer gebruiksvriendelijk 
navigeren door de ledenadminstratie
Het klantenscherm is ingedeeld in 2 delen, het linker gedeelte laat alle klanten zien waar u doorheen kunt navigeren (door het intoetsen van de naam, met de muis of met de cursor). Het rechtergedeelte toont de gegevens die bij de geselecteerde klant horen. Deze integratie tussen zoeken en tonen biedt in de praktijk zeer veel gebruiksgemak, vooral bij het uitvoeren van telefonische reserveringen in het reserveringenscherm.


Extra klantenscherm

Behalve de vaste rubrieken heeft u ook de mogelijkheid om zelf een scherm in te delen met 18 rubrieken.
Dit scherm is voor ieder sportcentrum naar eigen inzicht in te richten.
Bovenstaand scherm is samengesteld door een fitnesscentrum, u kunt hier uw eigen invoervelden maken.

Meerdere schermen tegelijkertijd

De software is zodanig opgezet dat er meerdere schermen tegelijk kunnen worden geopend, zo kunt u bijvoorbeeld het scherm met daarin de gegevens van de abonnementen van de klant openen en daarna door het klantenscherm bladeren. Zodra u naar een volgende klant gaat worden alle onderliggende schermen automatisch bijgewerkt met de juiste gegevens.
U kunt meerdere schermen mee laten lopen met de klanten.

Abonnementen

Het is mogelijk om verschillende contracten te hanteren die geldig zijn op verschillende tijden, u kunt een maximum gebruik per week en/of per dag vaststellen etc.

U kunt altijd terugzien wanneer de strippen op een strippenkaart zijn verbruikt. Indien een klant 'betaald' via een strippenkaart of abonnement dan wordt door het programma direct de geldigheid van de kaart gecontroleerd en bijgewerkt.

In de tabel met abonnementen/strippenkaarten kunt u opgeven of een kaart dient te prolongeren. Daarmee wordt bedoeld dat er automatisch een nieuw abonnement wordt aangemaakt zodra het huidige abonnement (contract) afloopt. Het oude abonnement wordt dan ongeldig gemaakt en er wordt een nieuw abonnement aangemaakt tegen de actuele prijs op dat moment. U bouwt dus automatisch een abonnementenhistorie op bij de klant. Voor een nieuw abonnement wordt bij de prolongatieprocedure automatisch een openstaande vordering aangemaakt die nodig is voor de financiële afhandeling. Deze openstaande vordering kan bijvoorbeeld geïncasseerd worden via een zgn. automatische incasso.

U heeft in de basistabel voor abonnementen 3 mogelijkheden betreffende de prolongatie:

Vanzelfsprekend behoudt u de mogelijkheid om een individueel abonnement van een klant ongeldig te maken bij herhaalde storno's op automatische incasso's of om welke reden dan ook.

Een abonnement koppelt u net als een tijdstip in een dagindeling aan een klasse. Zo bent u in staat om dalurenabonnementen tegen voordelige tarieven aan te bieden. Deze daluren kaarten zijn bijvoorbeeld alleen geldig van 10:00 tot 17:00 en van 21:30-00:00.

Reserveren

Het bekende reserveringenboek (dat veel wordt gebruikt in Squash- en tenniscentra) is overbodig geworden. Dat reserveren met de computer veel efficiënter werkt hoeft geen betoog. Heeft u wel eens een klant voor de komende 10 weken een vaste notering gegeven van 18:30 uur t/m 19:00 uur op dinsdagavond? In Actief kost dit u hooguit enkele seconden.

Voor sportcentra met een eigen NT-webserver bestaat de mogelijkheid om de module 'Internet reserveren' aan te schaffen. Via deze module kunnen de klanten zelf reserveringen maken via het internet, vanzelfsprekend alleen indien de klant beschikt over een door u verstrekte toegangscode en gebruikerscode. Als een klant een reservering heeft gemaakt via internet dan heeft hij nog een uur de mogelijkheid om deze te annuleren, daarna is de reservering definitief en niet meer via internet op te heffen.

De kleurstelling en opmaak van het internet reserveringsprogramma is, op een paar regeltjes na, volkomen vrij. De demo die wij hier tonen is dan ook afgesteld op onze huisstijl. Indien u van deze module gebruik wilt maken dan kunnen de For Each medewerkers u adviseren bij de installatie / aanschaf van uw webserver, firewall etc.

De reserveringsmodule is begin 1990 ontstaan uit maatwerk lees hier het verhaal.

In het reserveringenprogramma zijn faciliteiten aanwezig om automatisch de verlichting van bijvoorbeeld uw Squash- en/of tennisbanen te bedienen zodat alleen de lampen op de bespeelde banen branden. Naast het bedienen van de verlichting van de banen kan de software worden uitgebreid met een schakelpaneel waarmee u ook andere hardware (zoals airco etc) aan en uit kunt schakelen op door u ingedeelde tijdstippen.
Deze software 'PC Tijdklok' is ook los verkrijgbaar klik hier voor de beschrijving van de PC Tijdklok

Het reserveren van een baan werkt eenvoudig, indien u op een cel staat en [Enter] geeft dan wordt het klantenscherm opgestart. Hetzelfde had u kunnen bereiken door met de muis 2 keer te klikken in de cel.

Indien de baan reeds bezet was dan wordt automatisch de klant opgezocht waar de reservering betrekking op heeft, indien het een lege cel betreft dan kunt u op de gebruikelijke wijze de klant opzoeken door het intoetsen van de naam. Als u vervolgens opnieuw [Enter] geeft in het klantenscherm dan worden de klantgegevens overgenomen op het reserveringenscherm.

Mocht een klant nog niet voorkomen (nieuwe klant). Dan kunt u hem / haar direct invoeren in het klantenscherm en daarna [Enter] geven om hem in de juiste cel te plaatsen. Indien een klant meerdere banen / uren wil bespreken dan kopieert u de gegevens van deze klant eenvoudig via de [F3] toets naar de lege cellen.

U kunt een klant ook automatisch voor een periode vooruit laten reserveren, bijvoorbeeld voor de komende 10 weken. Indien de gekozen baan in een week bezet is dan zal automatisch een andere baan worden voorgesteld (indien mogelijk).

Bij het vooruit boeken wordt ook rekening gehouden met feestdagen waarop het sportcentrum is gesloten.

Het betalen van een reservering kan geschieden via de kassamodule of via een abonnement / strippenkaart. Als u geen gebruik maakt van de Actief kassamodule dan kunt u toch kiezen voor contant betalen, u kunt nl. eind van de dag een overzicht draaien van alle reserveringen om te controleren welke reserveringen er contant zijn afgerekend.

Het is overigens ook mogelijk om via een magneet- of barcodekaart van de klant te reserveren. Behalve voor racketsporten kunt u ook reserveringen administreren voor bijv. Fitness en Aerobics.

Met Actief zijn 999 verschillende activiteiten te beheren met ieder 999 banen / zalen. U kunt een klant maximaal 10 jaar per tijdseenheid vooruit laten reserveren. Doordat u de tijdseenheden (bijv. 20:00 - 20:45) zelf kunt instellen bent u flexibel met het indelen van de tijden om te reserveren. Verschillende tijdseenheden binnen een dag is geen enkel probleem. U kunt abonnementen koppelen aan bepaalde tijdseenheden, zo bent u in staat om bijvoorbeeld een voordeliger abonnement aan te bieden voor de daluren.

Groepsreserveringen voor bijvoorbeeld spinning en aerobics

De eerste kolom 'Reserve' is gevuld indien de klant op de reservelijst staat. Een klant wordt automatisch op de reservelijst geplaatst zodra het maximum aantal klanten voor betreffende activiteit is bereikt. U kunt dit ook handmatig doen. Zodra een reservering wordt verwijderd en er staat iemand op de reservelijst dan zal het programma vragen of de klant die het langst op de reservelijst staat van de reservelijst afgehaald dient te worden.

Reserveringenoverzicht van een klant:

Groepsreserveringen voor bijvoorbeeld spinning en aerobics

Behalve de reserveringen op een bepaald tijdstip kunt u ook alle reserveringen van een klant raadplegen, dit is handig als een klant bijv. een aantal reserveringen wil annuleren, of als de klant een afdruk op papier wenst van zijn reserveringen

Werken met een tourniquet of draaikruis

Het werken met een tourniquet dient u zich als volgt voor te stellen:

Vingerafdruk

Bij de entree tot een bepaalde activiteit staat een kaartlezer en tourniquet, deze kaartlezer kan ook een vingeradruk scanner zijn.

Deze kaartlezer is verbonden met een computer waarop het programma 'Toegang' is geïnstalleerd. Dit programma controleert of de klant toegang krijgt tot betreffende activiteit. Indien de klant toegang krijgt dan wordt er een signaal naar de tourniquet gestuurd waardoor deze automatisch opent.

Het beeldscherm van de computer meldt de klant hoe lang zijn Strippenkaart of abonnement nog geldig is. Tevens wordt de resterende hoeveelheid strippen gemeld. Afhankelijk van de instellingen wordt ook een foto van de klant getoond, eventueel met zijn naam, adres en woonplaats.

Indien de klant de toegang wordt geweigerd dan wordt via het scherm meegedeeld wat de reden is van de weigering. (Bijv de melding: Er is geen geldige (strippen)kaart aanwezig).

Momenteel zijn er vijf systemen van toegangscontrole te hanteren:

Bij de diverse systemen kunt u nog via verschillende parameters diverse extra controles regelen. Bij de eerste 3 systemen kunt u bijv. nog aangeven hoeveel minuten een klant te laat of te vroeg mag komen. (Lescontrole voor bijv. Aerobics)

Voorbeeld van een toegangscontrole scherm:
Voorbeeldscherm toegangscontrole via een draaikruis / tourniquet, de afbeelding kunt u zelf samenstellen

Geïntegreerde Toegangscontrole

Geintegreerede toegangscontrole in Actief, voor als u geen tourniquet gebruikt

Voor sportcentra die geen gebruik willen maken van een tourniquet is de module geïntegreerde toegangscontrole ontwikkeld. Indien een klant zijn pas door de kaartlezer haalt dan worden automatisch de gegevens van de klant op het scherm gezet ter informatie aan de balie/bar medewerker. Indien de klant slechts 1 activiteit beoefent dan wordt automatisch gecontroleerd of er een geldig abonnement is voor betreffende activiteit, zo niet dan wordt dat duidelijk en opvallend gemeld. Indien een klant echter meerdere activiteiten beoefent en de pas van de klant is niet gekoppeld aan een vaste activiteit dan dient u zelf aan te geven op welke activiteit de handeling betrekking heeft.

Dit is te voorkomen door voor iedere activiteit een pas uit te geven, bijvoorbeeld een rode voor aerobics en een blauwe voor fitness. De geïntegreerde toegangscontrole bepaald dan op basis van deze informatie welke abonnement van de klant gecontroleerd dient te worden op geldigheid.

Het scherm dat boven is afgedrukt bevat informatie voor de medewerker van het sportcentrum, het is echter mogelijk om via een klantendisplay ook informatie te verstrekken aan de klant over de geldigheid van zijn abonnement etc.

Vingeradrukherkenning

Het is mogelijk om Actief uit te breiden met vingerafdrukherkenning. Onze software is in staat om binnen een seconde de juiste vingerafdruk te selecteren uit een bestand met 30.000 klanten. De mogelijkheden van deze techniek hebben we in onze software op de volgende wijzen toegepast:

Beveiliging

Alle functies en menukeuzes zijn per medewerker te beveiligen tegen onbevoegd gebruik. Zo kunt u de menukeuze 'Verw' (Verwijderen) in een bepaalde functie bijvoorbeeld blokkeren voor parttime medewerkers. Deze keuze is na beveiliging niet meer zichtbaar of bereikbaar voor deze medewerkers
Alle menukeuzes zijn per medewerker te beveiligen
Een voor de hand liggende menukeuze om te beveiligen is bijv. het corrigeren van strippenkaarten en het benaderen van de configuratiegegevens.

Fitness Schema's

Het is mogelijk om zgn. fitness schema's in te voeren die later met een eenvoudige klik aan een klant gekoppeld kan worden. Aan een schema dienen apparaten gekoppeld te worden en per apparaat kunt u gegevens als tijdsduur, level, snelheid etc. invoeren. Met deze functionaliteit kunt u fitness schema's aanmaken voor bijvoorbeeld afvallen, cardio of body-building. U kunt zelf opgeven welke afbeeldingen u wenst te koppelen aan het betreffende apparaat.

Invoer van een apparaat:
U kunt zelf uw apparaten invoeren en een afbeelding koppelen

Invoer van gegevens bij de klant:
U kunt fitnessschema's aanmaken per klant en eventueel de vorderingen per klant bewaren
Omdat de schema's van te voren samengesteld kunnen worden, kunt u met één handeling een bepaald doel direct aan een klant koppelen. Wanneer u bijvoorbeeld aan het einde van een periode een nieuw schema wilt samen stellen voor deze klant dan zal het programma de gegevens overnemen van de vorige periode. Op deze manier kunt u gemakkelijk de vorderingen van de klant bijhouden en eventueel bijstellen.

Voorbeeld van een fitness schema:
U kunt voor iedere klant zijn eigen fitness schema afdrukken

Figuuranalyse

In 'Actief' is het mogelijk figuuranalyses af te drukken voor uw klanten. Er zijn op dit moment twee varianten: Voorbeeld op het scherm van een figuuranalyse fitness ( 3 punts analyse ):
voorbeeld van een uitdraai van een 3-punts figuuranalyse

Rapportage / Mailings

In actief kunt u zelf uw rapportage samenstellen, u bepaald de rubrieken die afgedrukt dienen te worden, maar ook op welke rubrieken u wilt selecteren. Deze rapportage kan worden gebruikt voor het aanmaken van mailingbestanden, overzichten en etiketten. U kunt de selecties op een bestaand rapport ook gebruiken voor het versturen van e-mail. Alle klanten met een emailadres zullen automatisch worden geselecteerd en u kunt betreffende leden dan een E-mail versturen.

Incasseren van openstaande vorderingen

U kunt uw vorderingen op een klant vastleggen. Bij het aanmaken van een abonnement of strippenkaart kan indien gewenst automatisch een vordering worden aangemaakt. Van deze vorderingen kan een incasso SEPA bestand worden aangemaakt voor alle klanten die een machtiging hebben afgegeven. Dit bestand verstuurd u naar de bank die het automatisch voor u incasseert.
Financiele vorderingen op uw klant

Zodra de incasso is verwerkt dan kunnen de betalingen automatisch worden aangemaakt op de vorderingen. U hoeft slechts de geweigerde factuurnummers op te geven en het programma maakt automatisch de correcte betalingen bij de vorderingen op uw klanten aan. Automatisch aanmaken van betalingen

Kassa

Actief beschikt ook over een geïntegreerde kassa (geschikt voor touchscreen), u kunt op deze kassa behalve uw verkochte consumpties, ook de verkoop van een abonnement aanslaan, evenals een reservering / boeking voor een sportactiviteit.

Bij het boeken van abonnement wordt deze automatisch bij de klant aangemaakt en is desgewenst direct te gebruikten door de klant. Bij het betalen van een reservering kan automatisch de verlichting worden aangeschakeld. De kleurindeling van het scherm is per kassascherm te bepalen, evenals de plekken van de artikelen en artikelgroepen.
Voorbeeld van een kassascherm, geschikt voor touchscreen

Personeelsagenda

Behalve het maken van reserveringen op activiteit is het ook mogelijk om reserveringen te koppelen aan een medewerker. Dit werkt in combinatie met een behandelcode, denk hier bijvoorbeeld aan massages. Het is dus mogelijk om klanten te koppelen aan een medewerker op een bepaalde dag/tijd met een behandelcode.
Voltooide behandelingen worden afgeboekt in de agenda en zullen daarna doorgestreept worden getoond.

Voorbeeld van een ingevulde agenda:
Voorbeeld van de agenda

Voorbeeld van het koppelen van klanten aan een medewerker:
Invoer van klanten

Instellen van de agenda

Agendainstellingen Bij de tijdsindeling kunt u kiezen uit 5, 10, 15, 20, 30 en 60 minuten. U kunt zelf het dagdeel opgeven, de tijden daar buiten worden donker van kleur.

Tevens kunt u zelf de kleur van de agenda bepalen.

Voorbeeld van vrij aan te maken behandelcodes:
Invoer van behandelcodes

Retentiemodule
For Each is er in geslaagd om uw retentiebeleid grotendeels te automatiseren met de nieuwe softwaremodule 'Retentie'. In de retentie module kunt u regels definieren die de computer automatisch voor u uitvoert. U kunt bijvoorbeeld een regel maken dat alle klanten die een bepaalde periode afwezig zijn geweest automatisch een smsje of emailtje krijgen. Zulke regels kunt u ook maken voor verjaardagen, storno's etc. De software zorgt ervoor dat de berichten op het juiste moment worden verstuurd. U kunt vanzelfsprekend terugzien welke berichten (en wanneer) naar uw klanten zijn verzonden. Uw retentiebeleid kan niet makkelijker.


Tenslotte...

De gebruikers van Actief zijn enthousiast over de vele mogelijkheden, de eenvoudige bediening van het systeem en de service van de medewerkers van ons bedrijf.

Neemt u voor meer informatie en prijzen contact met ons op, de basismodule van Actief kost 1.199 euro, alle overige modules zijn optioneel. Servicecontract voor telefonische ondersteuning tijdens kantooruren bedraagt 150 euro per maand.

LET OP! DIT PRODUCT IS NIET MEER LEVERBAAR